最初に押さえたいこと
業務上探しやすいことと、法令上必要な保存要件を満たすことは別に確認します。受領方法、保管場所、閲覧権限、確認手順を整え、電子取引等の要件は最新の公式資料に照らします。
受け取り方を一覧にする
メール添付、取引先のWebサイト、アプリ、紙など、資料の入口が複数あると漏れが起きやすくなります。誰が取得し、どこへ保管するかを決めます。ダウンロード期限がある資料は、後で取れると考えず取得の担当と時期を管理します。
内容へ戻れる整理にする
日付、取引先、書類の種類等が分かる保管ルールを決めます。ただしファイル名を整えただけで、すべての法的要件を満たすとは限りません。電子取引、スキャナ保存等の区分や自社の条件を確認し、税理士等と適切な方法を相談します。
閲覧と変更の範囲を決める
請求書には取引情報や個人情報が含まれる場合があります。必要な人が必要な範囲で使える権限にし、誤削除や端末故障に備えた保管も確認します。保管した件数と受付資料を照合し、保存できたつもりの抜けを見つけることも重要です。
自社で確認する項目
- 資料の入口と取得担当を整理した
- 保存要件を公式資料で確認した
- 権限と保存漏れの確認方法を決めた
本稿は一般的な実務解説です。計算例は単純化した説明用で、顧客の支援実績や成果を示すものではありません。