最初に押さえたいこと
月次の作業、保管場所、確認先、締切を一覧にし、重要な作業から手順を残します。長いマニュアルを作ることより、別の人が資料を見つけて次の作業に進めることを目指します。
毎月の流れを日程で示す
請求、回収、支払、残高確認、月次締めなどを時系列に並べます。作業の開始条件と完了条件を決めると、どこまで終わっているか分かります。毎年や不定期の手続も、別の一覧にして忘れないようにします。
例外と相談先を残す
通常処理の操作手順だけでなく、請求が来ない、残高が合わない、判断に迷う取引などの確認先を残します。認証情報をマニュアルへ平文で書くのではなく、会社の安全な管理方法と権限付与の手順を整えます。退職者の権限は適切に見直します。
実際に引き継いで確かめる
書いた本人には分かっても、他の人には不足する説明があります。少数の作業を別の担当者が実施し、どこで迷ったかを確認します。必要な資料を探す時間も見て、保管名や一覧を調整しましょう。更新担当を決めると、古い手順が残りにくくなります。
自社で確認する項目
- 月次・年次の作業を一覧にした
- 例外時の相談先と権限管理を決めた
- 別の担当者が手順を試した
本稿は一般的な実務解説です。計算例は単純化した説明用で、顧客の支援実績や成果を示すものではありません。